仕事が終わらない人の特徴（マルチタスクの弊害）

仕事が終わらない人の特徴

仕事効率化シリーズですね。

この手のテーマはたびたび振り返っておく必要があります。

今回着目するのは以下のような特徴

特徴①：メールやラインのチェック回数が多い

これを仕事中１０回以上やっていたら充分多いです。

一度意識して数えてみてください。

予想以上に色んな時間に何回もチェックしていることに気づきます。

特徴②：習慣性のない細切れな仕事が多い

一つ一つは短時間だけど、

細かい仕事が予定の中にたくさん入っているケースです。

「毎日この時間にやる」

「毎週火曜日はこれをチェックする」

みたいに習慣化されているわけではないので、

細かく時間を区切って差し込んだ予定に実は振り回されています。

特徴③：予定にない突発的な逐次行動が多い

先を見通さずに思いついたままの行動のことです。

何かの仕事中に

「あ、今のあの仕事も一緒にやっておいた方がいいかも」

みたいに思いついて、

別の仕事をはじめてしまう人ですね。

他にも

メール連絡などをする際に

要点をまとめて連絡することが出来ず、

「〇〇を用意してください」

数分後に

「△△もできればお願いします」

など、バラバラに連絡を送っています。

さて、

ここまでで今回の趣旨が分かった人も多いのではないでしょうか。

そう、今回の真のテーマは

マルチタスクによって

集中力が無駄に削られてませんか？

という話です。

＜マルチタスクとは＞

マルチタスクというのは

　『複数の作業を同時に

　　もしくは短期間に並行して切り替えながら

　　実行すること』

で、

「同時にたくさんの仕事をこなそう」

と１０年くらい前に流行りました。

ビジネス書などでもマルチタスクのテクニックが度々取り上げられましたね。

しかしこれが実は様々な弊害を起こすとういう証拠がどんどん上がってきて、

今ではそのデメリットも認知されつつあります。

＜メールチェックとストレスの研究＞

頻繁なメールチェックが、

仕事にどんな影響を与えるのか調べた研究があります。

https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0747563214005810

『電子メールを頻繁にチェックしないことでストレスが軽減する』

大学：ブリティッシュコロンビア大学

対象：124人の成人

内容：メールチェックの回数を限定したグループと限定しないグループに分ける。

　　　２週間に渡ってストレス度の違いとそれによる影響を調べる。

結果：メールチェックの回数を限定したグループは、

　　　ストレスが減少し、

　　それにより幸福度が上がった

特徴①にそのまま当てはまる実験ですね。

これによるとメールチャックの回数を増やすほど、

重要な作業をしているときの緊張感が上がり、

結果ミスが増えてしまうようです。

また

スマホが視界に入るだけでも、

我々は集中力を削られてしまうことが分かっています。

＜作業中断のデメリットを調べた研究＞

お次は作業が細切れになってしまう場合の弊害を調べた研究です。 

https://psycnet.apa.org/record/2013-00033-001

『瞬間的な中断は一連の思考を狂わせる』

結果、平均２．８秒の中断が入るだけで、

人間の作業効率は半分になり、

元のパフォーマンスに戻るまでに２５秒もかかることが分かりました。

 ほんの一瞬の中断であっても、

人間の作業パフォーマンスは大きく低下するんですね。

＜マルチタスクの弊害を調べた研究＞

マルチタスクはとてもコストが高いことを報告している研究もあります。

https://visual.ly/community/infographic/business/high-cost-multitasking?utm_campaign=website&utm_source=sendgrid.com&utm_medium=email

『マルチタスクがパフォーマンスに与える影響～マルチタスクは高コスト～』

ちなみにこれはパレオな男のブログで日本語にしてくれてるので、

気になった方は見てみるといいでしょう。

https://yuchrszk.blogspot.com/2014/01/blog-post_1830.html

これによると

マルチタスクは

生産性を４０％下げ、

作業時間を５０％増やし、

ミスを５０％増やす

マルチタスクによる経済的弊害は５０兆円近くある。

これは莫大ですね。 

＜マルチタスクの弊害まとめ＞

若干関連が分かりにくいですが。

総括すると、先に挙げた特徴がある場合

・ストレスが激増

・幸福感の減少

・生産性の低下

を招いてしまうということで、

今はいいけど先を考えるなら改善したほうがいいということですね。

もちろん、

ミスの心配をしなくていい作業については

マルチタスクの方が向いているという報告もありますので、

ケースバイケースということで、

仕事におけるマルチタスク対策を考えていきましょう。

どう対策すれば良い？

さて、このような特徴ですが、

「多少は自分も当てはまるかな…」

という人は多いと思います。

対策としては、

メールやSNSのチェック回数を減らしましょう。

・チェックする時間帯を決めておく

・チェックするタイミングを決めておく

など方法は様々ですが

昔メンタリストDaigoさんがオススメしていたのは

・望ましい行動をした後に、

　メールをチェックしていい

というルールを自分に設定するというものでした。

何かの行動の後ろにつけることで、

無意識にチェックしてしまうことを避け、

望ましい行動を誘発するモチベーションにもなっているので、

非常に合理的ですね。

なんにせよ、

集中力のプロデュース力が必要となってきますね。

如何だったでしょうか？

こういったテーマはこれからも定期的に取り上げていきたいです。

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